Definice cílů a požadavků projektu
Stanovíme, co je hlavním cílem projektu a jaké požadavky musí projekt splňovat. Cíle jsou SMART (specifické, měřitelné, dosažitelné, relevantní a časově ohraničené).
Kritéria úspěšnosti jsou podmínky a ukazatele, podle kterých bude posouzeno, zda projekt byl úspěšný nebo nikoliv. Mělo by se jednat o objektivně ověřitelné ukazatele. V případě nemožnosti objektivity jí dosahujeme zprůměrováním většího počtu subjektivních posouzení.
Účel projektu odpovídá na základní otázku proč – proč se tímto projektem zabýváme.
Příklady kritérií úspěšnosti:
| Kritéria úspěšnosti | Způsob měření | Příklad |
| Dosažení funkčnosti | Testování a ověření funkčnosti podle specifikací v dokumentaci. | Bylo implementováno 100 % klíčových funkcí definovaných v dokumentu technických požadavků. To potvrdily akceptační testy (UAT). |
| Dodržení rozpočtu | Porovnání skutečně vynaložených finančních prostředků s původním rozpočtem. | Celkové náklady projektu nepřekročily 105 % schváleného rozpočtu. |
| Dodržení termínu | Porovnání finálního data dokončení projektu s plánovanou časovou osou. | Projekt byl dokončen do 30. listopadu 2025, jak bylo původně naplánováno. |
| Uspokojení uživatelů | Průzkum spokojenosti koncových uživatelů a klíčových stakeholderů po nasazení. | Minimálně 80 % uživatelů hodnotí spokojenost s novým systémem „spíše kladně“ nebo „velmi kladně“ v dotazníku zaslaném 30 dní po spuštění. |
| Kvalita dodaného řešení | Počet závažných chyb (bugů) hlášených po spuštění do produkce. | Počet kritických a závažných chyb (incidentů) nahlášených Service Deskem během prvních tří měsíců po spuštění nepřesáhl pět. |
| Přínos pro byznys | Měření klíčových výkonnostních ukazatelů (KPIs) před a po implementaci. | Nový systém zkrátil dobu zpracování objednávek o minimálně 20 %. |
Finanční zdroje
- Interní lidské zdroje – počet člověkodní násobený denní sazbou – projektový manažer, IT tým, tým podpory, klíčoví uživatelé, koncoví uživatelé, apod.
- Externí lidské zdroje – například poradci, dodavatelé nového systému, apod. – odhad jejich člověkodní násobený jejich denní sazbou
- Materiální náklady – například pořizovací náklady, licenční poplatky, zajištění externích služeb, pojištění
- Rezerva – finanční rezerva na pokrytí neočekávaných nákladů
Časová osa
V okamžiku úvodní rozvahy se zamyslíme nad jednotlivými projektovými fázemi a zkusíme odhadnout, jak dlouho budou trvat. Projekt máme zadaný buďto s fixním nebo variabilním koncem a podle toho plánujeme.
Minimální obsah fází je startovací fáze, analýza, implementace (realizace, testování, opravy, školení), nasazení do produkce, uzavření projektu včetně rozšířené podpory po nasazení.
Role a zodpovědnosti
Sponzor projektu – typicky vedoucí na straně zákazníka, který ví, co chce a zajistí finanční zdroje, odsouhlasuje business case, poskytuje vedení a rozhoduje v klíčových momentech projektu
Projektový manažer – typicky na straně zákazníka (nebo v tandemu s projektovým manažerem na straně dodavatele), plánuje, řídí a koordinuje projekt, komunikuje s klíčovými účastníky a zajišťuje, aby projekt byl dokončen v rámci rozsahu, času, rozpočtu a kvality
Asistent projektového manažera (project support) – pomáhá s organizací, termíny, vypracování reportů (zpráv), dokumenty, apod., podporuje tým projektové kanceláře
Týmový manažer (Team leader) – na straně dodavatele, zodpovědný za konkrétní tým (například vývojáři, DB specialisté, síťaři, serveraři, apod.), přiděluje úkoly specialistům a sleduje jejich plnění, řeší případné problémy vzniklé během vývoje / implementace
Specialisté – v týmu týmového manažera na straně dodavatele, zahrnují širokou škálu technických expertů (vývojáři softwaru, grafičtí designéři, UX/UI designéři, databázoví specialisté, síťoví administrátoři, IT security, serveroví administrátoři, apod.)
Service Desk – zodpovědný za následnou IT podporu po implementaci projektu, přijímá a zpracovává požadavky od uživatelů, vytváří incidenty, může vytvářet problémy, eskaluje řešení incidentů / problémů, řeší incidenty nebo vybrané service requesty
Project Quality Assurance – typicky na straně dodavatele, ale může být také na straně zákazníka, dohlíží na dodržení kvality dodávky prací v průběhu a na konci projektu, může zajišťovat auditování klíčových fází projektu
Solution architect (architekt řešení) – navrhuje technické řešení a definuje architekturu aplikace na základě existující firemní strategie
Business analytik – na straně zákazníka nebo dodavatele, shromažďuje požadavky zákazníka, analyzuje business procesy a zajišťuje, aby technické řešení splňovalo business potřeby
Klíčový uživatel – na straně zákazníka, zodpovědný za konkrétní procesy (část businessu) (například finanční účetnictví, daňové účetnictví, personalistika, výroba, logistika, materiálové hospodářství, skladové hospodářství, nákup, prodej, apod.), poskytuje projektovém týmu detaily k požadavkům a zpětnou vazbu o fungování řešení z pohledu uživatele, zajišťuje, aby implementace splňovala požadavky businessu
Koncoví uživatelé – v týmu klíčového uživatele, testují výsledný produkt na základě svých běžně prováděných operací, poskytují zpětnou vazbu a popisují případné chyby před spuštěním do produkce
Test manažer – na straně zákazníka (může být outsourcován), zodpovědný za sestavení testovacího konceptu se strategií testování a plánem testování, následně zodpovědný za provedení všech naplánovaných testů uvedených v testovacím konceptu
Testeři – v týmu test manažera, kteří provádějí např. funkční testy, integrační testy, UAT (user acceptance testy)