Možná si právě říkáte: „Projektové řízení? To zní jako něco, co dělají šéfové ve velkých firmách, ne já.“ Jenže pravda je, že s projekty se setkáváme všude – ve škole, v práci, i v osobním životě. A v IT to platí dvojnásob. Každá aplikace, web, síť nebo školní týmový úkol je vlastně malý (nebo velký) projekt. Tento předmět vám ukáže, jak mít ve věcech systém, jak si práci rozvrhnout, neztratit se v chaosu a dotáhnout věci do konce. Naučíte se přemýšlet jako někdo, kdo nejen pracuje na úkolu, ale chápe celý obrázek – a to je přesně ten rozdíl, který z běžného IT nadšence dělá někoho, kdo má potenciál vést.
Nejprve začneme krátkou definicí:
Projekt je časově ohraničené úsilí směřující k vytvoření produktu nebo služby, na němž se typicky podílí více lidí.
Tak, teď už víme, co to vlastně projekt je. Je to pravda trochu obecná definice, která může být v různých firmách definována konkrétněji – typicky se hledí na pracnost, takže například něco, na čem děláme méně než 10 dní, ještě projekt není (může jít například o změnový požadavek), kdežto něco, co trvá déle než 10 dní, už budeme brát jako projekt.
Jestliže to není projekt, co to vlastně může být jiného?
- Řešení chybového stavu (například včera něco fungovalo a dnes nikoliv). Tomu se říká incident.
- Příčině jednoho nebo více nahlášených incidentů. Tomu se říká problem.
- Předdefinované změně nebo nastavení prováděné pomocí IT specialisty. Tomu se říká service request.
- Menší změně existujícího řešení z důvodu požadavku zákazníka. Tomu se říká změnový požadavek (change request).
Projektový tým
Na projektu zpravidla nepracuje jeden člověk osamoceně. Čím je profesionálnější firma, ve které je projekt realizován, tím bývá projektový tým zpravidla početnější. Není to tým sám o sobě – lidé pracující na projektu nemusejí být součástí jednoho týmu – proto používáme slovní spojení „projektový tým“.
Projektový tým je skupina lidí různých dovedností a rolí, kteří spolupracují na dosažení cílů projektu.
Každý člen týmu může mít jednu nebo více rolí, přičemž každá role má přiřazené specifické úkoly, povinnosti, zodpovědnosti.
Cíl projektu
Od samého začátku je potřeba definovat a dále zpřesňovat konkrétní cíl, čeho chceme pomocí realizace projektu dosáhnout. Často se dochází k nepříjemným situacím, jestliže cíl není písemně definovaný a každá strana na projektu pracující jej pak může vnímat odlišně.
Cíl projektu je jasně definovaný a měřitelný výsledek, kterého má být realizací projektu dosaženo.
Při definici cíle je potřeba stanovit jasná pravidla, jak určíme, že cíle bylo dosaženo.
Projektový management
Management na vás může působit jako tým lidí – manažerů, ale tak to v tomto případě nemyslíme. Projektový management budeme brát spíše jako nástroj, zkušenosti, znalosti, schopnosti, techniky pomocí kterých dosáhneme cíle projektu.
Projektové fáze
Každý projekt prochází několika etapami (časovými fázemi), přičemž rozdělení na konkrétní fáze se může lišit v návaznosti na použití různých standardů. Hovoříme například o fázích:
- zahájení
- zadání
- plánování
- realizace
- nasazení
Projekt jako součást širšího celku
Projekt většinou nespadá z nebe, ale je zapříčiněn potřebou zákazníků. V profesionální firmě se také nestává, že by se zákazník vzbudil a řekl – „Tak, a dneska nainstalujeme nový systém pro personalistiku.“ Bývá tomu právě naopak – existuje nějaký širší plán, který je zaměřen na strategické cíle firmy (organizace), a jeho součástí jsou jednotlivé projekty. Takovému širšímu plánu říkáme portfolio.
Portfolio se skládá z programů nebo přímo z projektů, které realizují jednotlivé dílčí cíle. A vidíte – už jsme zase zpátky u cílů. Proto jsme si říkali, že od samého začátku musíme znát cíl – v tomto případě k nám přišel z portfolia.