Komunikace v projektu je klíčová pro řízení toku informací. Schůzky jako takové nejsou cílem (někdy se vtipkuje, že jediným, na čem jsme se v průběhu schůzky dohodli, je datum příští schůzky) – schůzky jsou nástrojem pro řízení a ujištění směrování projektu. Každá schůzka musí mít bezpodmínečně:
- jasně definovaný účel
- předem danou agendu
- výstup (zápis nebo rozhodnutí)
Project Mandate Meeting (Schůzka k udělení mandátu projektu)
Tato schůzka spouští proces SU (Starting Up a Project).
- Účel: Předání formálního zadání (Project Mandate) od vedení společnosti (Corporate/Program Management) směrem k budoucímu Exekutivovi a Projektovému manažerovi (PM).
- Klíčová témata:
- Udělení mandátu pro řízení projektu.
- Definice obchodních potřeb (Business Case) – proč projekt děláme?
- Hrubé očekávané výsledky a omezení (rozpočet, čas).
- Zde vzniká Zadání projektu (Project Mandate), které se později přetaví do Shrnutí projektu (Project Brief).
Kick-off Meeting (Zahajovací schůzka)
Probíhá v procesu IP (Initiating a Project) nebo na začátku první realizační etapy.
- Účel: Oficiální start, synchronizace týmu a nastavení očekávání.
- Klíčová témata:
- Představení projektového týmu a zainteresovaných stran (Stakeholders).
- Rozdělení rolí a odpovědností (kdo je PM, kdo je Team Manager, kdo je v Boardu).
- Seznámení s cílem projektu a PID (Dokumentace nastavení projektu).
- Hrubý časový plán a milníky.
- Komunikační strategie: Stanovení pravidelných schůzek a komunikačních kanálů.
Steering Committee (Řídicí výbor)
Probíhá v procesu DP (Directing a Project). V PRINCE2 se řídí principem „Management by Exception“ (řízení dle výjimek).
- Frekvence: Obvykle na konci každé etapy (Stage Boundary) nebo ad-hoc při problémech (Exception).
- Účastníci: Executive (Sponzor), PM, Zástupce businessu, Zástupce dodavatele.
- Klíčová témata:
- Strategické vedení: Dohled nad tím, zda je projekt stále životaschopný (Business Case).
- Schvalování: Schválení ukončení minulé etapy a plánu příští etapy.
- Změny: Schvalování změn s dopadem na rozpočet/čas (nad toleranci PM).
- Eskalace: Řešení problémů, které PM nemůže vyřešit sám.
- Zdroje: Potvrzení alokace zdrojů pro další etapu.
- Dokumenty: Zpráva o konci etapy (End Stage Report), Zpráva o výjimce (Exception Report).
Project Team Meeting (Porada projektového týmu)
Probíhá v procesu CS (Controlling a Stage).
- Frekvence: Pravidelná (týdenní/čtrnáctidenní).
- Účastníci: Projektový manažer (PM) + Vedoucí týmů (Team Managers) + klíčoví specialisté.
- Klíčová témata:
- Sledování pokroku: Kontrola stavu vůči plánu etapy.
- Review: Přehled dokončených úkolů a kontrola kvality.
- Rizika a problémy: Identifikace nových rizik (zápis do Registru rizik) a řešení otevřených bodů (Issues).
- Plán: Co se musí stihnout do příští porady.
- Zde PM sbírá data pro vytvoření Zprávy o pokroku (Highlight Report) pro Řídicí výbor.
Delivery Team Meeting (Porada realizačního týmu)
Probíhá v procesu MP (Managing Product Delivery).
- Frekvence: Častá (v IT často denní Stand-up nebo týdenní technická schůzka).
- Účastníci: Team Manager + členové týmu (vývojáři, analytici, testeři).
- Klíčová témata:
- Práce na konkrétním Balíku práce (Work Package).
- Detailní technické řešení úkolů.
- Odstraňování překážek (blockers) v každodenní práci.
- Vyslovení potřebné podpory ze strany PM (pokud je přítomen, jinak řeší Team Manager).
- Dokumenty: Zpráva o kontrolním bodě (Checkpoint Report) – tu posílá Team Manager Projektovému manažerovi.
Project Closure Meeting (Závěrečná schůzka)
Probíhá v procesu CP (Closing a Project).
Účel: Formální rozpuštění týmu a předání produktu do provozu (BAU – Business as Usual).
Klíčová témata:
- Vyhodnocení projektu: Bylo dosaženo cílů?
- Schválení předání produktů uživateli.
- Lessons Learned: Sepisování „Zprávy o ponaučení“ – co se povedlo, co ne a doporučení pro příští projekty.
- Poděkování týmu.