Odkud se projekty berou?
Každá firma (pokud chce prosperovat), nesmí usnout na vavřínech a musí neustále inovovat a hledat další příležitosti, jak nabízet produkty či služby. Aby to bylo možné, má v zásobě zpravidla desítky (někdy i tisíce) projektů, které chce realizovat. Samozřejmě má ale omezené zdroje – a tak není možné realizovat všechny projekty najednou. Je tedy zapotřebí, aby existoval nějaký tým, který se stará o registraci nápadů na projekty a pak je pravidelně prochází s managementem firmy, který rozhodne o tom, kdy se který projekt bude realizovat. Zásobníku projektů říkáme project portfolio a týmu, který jej prochází s managementem firmy můžeme říkat project portfolio team.
Jak se tedy začíná?
Pro nás (projektové manažery) bude začátkem tzv. Project mandate (mandát pro prověření zahájení projektu) – ten je zpravidla písemný (ale může být i ústní) a obsahuje:
- cíle projektu, základní očekávané výsledky (odpověď na otázku co)
- účel projektu (odpověď na otázku proč)
- jmenování zástupce zadavatele (zákazník)
- jmenování projektového manažera
Jak postupuje PM ve spolupráci se zákazníkem?
Projektový manažer se nejprve podívá do předchozích podobných projektů na Lessons Log (nebo Lessons Learned) a shrne klíčové poznatky, které jsou relevantní pro náš projekt. Jde o to, abychom se vyvarovali již prodělaných chyb a znovu je neopakovali.
PM navrhne projektový tým na základě svých zkušeností – například IT infrastruktura, front-end developery, back-end developery, databázové specialisty, atp. a společně se zákazníkem sestaví návrh projektového týmu.
PM po konzultaci se zákazníkem (možná také IT architektem) navrhne Project Approach (přístup k projektu) – například:
- koupíme hotové řešení nebo budeme vyvíjet sami?
- máme dost vlastních vývojářů nebo najmeme externí firmu?
- bude cílové řešení běžet na našich serverech nebo v cloudu?
Nejde o detailní technickou specifikaci – jde o strategii, jakou cestou se budeme ubírat.
Posledním krokem je příprava Outline Business Case (hrubého obchodního případu), který bude obsahovat:
- cíle projektu
- celkové náklady (v letech) (odhad)
- přínosy (v letech) (odhad)
- hlavní rizika
- návratnost investice (ROI = Return of Investment) (za jak dlouho se projekt vlastně vyplatí)
Business Case byl měl především vysvětlit, proč by projekt měl být realizován (důvody jsou většinou ekonomické, ale mohou být též strategické či legální). Na základě Outline Business Case bude rozhodnuto, jestli přistoupíme k realizaci projektu (zahájí se fáze IP).
Výstupy fáze SU
Cílem této fáze není ihned začít programovat – cílem je připravit všechny podklady pro rozhodnutí Project portfolio teamu, zda vůbec jít dál.
Hlavním výstupem je dokument zvaný Project Brief (Shrnutí projektu), který obsahuje:
- definici projektu (cíle a důvody, může obsahovat i specifikovaně co není cílem projektu)
- Outline Business Case
- přístup k řešení projektu
- strukturu týmu
- shrnutí Lessons Learned (z minulých projektů)
Druhým výstupem je pak plán Iniciační fáze (Initiation Stage Plan).