- domluvte se v rámci projektu a posílejte reporty dostatečně včas před jednáním řídicího výboru – umožníte tak členům řídicího výboru se připravit
- buďte transparentní – před řídicím výborem nic neskrývejte, nepříjemné zprávy sdělujte vždy s návrhem nebo několika návrhy na řešení
- připravte si konkrétní doporučení – při prezentaci problému (exception report) mějte vždy připravené dobře promyšlené možnosti a doporučení, která možnost je podle Vás nejvhodnější
- stručně a přehledně – čas členů řídicího výboru je dražší než Váš a jejich záběr témat je širší
- domluvte si s členy řídicího výboru pravidla komunikace předem – jak často posílat highlight report, jak často se scházet, online či na místě
- připravte si podklady pro otázky – předpokládejte, že členové výboru se budou ptát a možná i na detaily – buďte připraveni především v oblastech nákladů, času a rizik
- prezentaci pro řídicí výbor si rozdělte mezi tým – předem se domluvte, kdo bude prezentovat které části, prezentaci si předem vyzkoušejte
- soustřeďte se na business case – vždy mějte pozornost obrácenou k tomu, jak projekt přispívá k obchodním cílům společnosti
- řešte eskalace včas – ignorování eskalací je příznakem slabého projektového manažera; včasná (a připravená) eskalace je známkou dobrého řízení
- komunikujte i mimo formální jednání – na okraji jiného jednání, telefonicky, emailem
- zaznamenejte jednání řídicího výboru, rozhodnutí a další kroky – ideální je mít projektového asistenta, který zápis vyhotovuje přímo během jednání; je-li atmosféra napjatější, nebojte se požádat řídicí výbor o schválení zápisu na konci jednání
Zlatá pravidla pro projektového manažera v jednání s řídicím výborem
Transparentnost – Budování důvěry
Důvěra je základ spolupráce.
V projektovém řízení platí zlaté pravidlo: Špatné zprávy nestárnou dobře. Pokud se objeví problém, manažer má tendenci ho nejprve zkusit vyřešit sám a výboru ho zatajit. To je největší chyba.
- Sdělování reality: Informujte o aktuálním stavu pravdivě, i když se nedaří. Skrytý problém, který „vybuchne“ těsně před termínem, ničí vaši profesní pověst.
- Sdílení rizik: Transparentnost znamená i včasné varování před riziky, která se teprve mohou naplnit. Řídicí výbor je tu od toho, aby vám pomohl překážky odstranit (např. uvolněním rozpočtu nebo prioritami).
Respekt k času – Efektivita a stručnost
Stručně, jasně, včas předávat informace.
Členové výboru jsou vysoce postavení manažeři, kteří mají na váš projekt vyhrazeno často jen 15–30 minut týdně nebo měsíčně.
- Pravidlo „Executive Summary“: Nezačínejte detaily. Začněte shrnutím: „Jsme v zelených číslech / Jsme v riziku / Potřebujeme rozhodnutí.“
- Strukturovanost: Používejte odrážky, semafory (červená/oranžová/zelená) a grafy. Vyhněte se dlouhým textům.
- Včasnost: Podklady na jednání posílejte minimálně 24–48 hodin předem, aby si je členové stihli projít.
Podpora rozhodování – Buďte průvodcem, ne jenom poslíčkem
Přinášet konkrétní návrhy.
Nejhorší otázka, kterou můžete řídicímu výboru položit, je: „Máme problém, co s tím máme dělat?“ Vaším úkolem je řízení, jejich úkolem je rozhodování.
- Varianta A, B, C: Pokud narazíte na problém, přineste vždy alespoň dvě řešení. U každého uveďte dopad na čas, peníze a kvalitu.
- Vlastní doporučení: Vždy řekněte: „Doporučuji variantu A, protože…“ Řídicí výbor chce vidět, že máte situaci pod kontrolou a víte, kam projekt vést.
- Příprava na dotazy: Buďte připraveni na hloubkové dotazy k číslům a termínům. Mějte po ruce detailní data, i když je v hlavní prezentaci neukážete.