Kontext: V minulé fázi (SU) jsme řekli: „Chceme stavět dům, bude asi dvoupatrový a stát 6 milionů.“ V této fázi (IP) musíme nakreslit přesné plány, vybrat cihly, podepsat smlouvy s dělníky a spočítat, jestli to náhodou nebude stát 9 milionů.
Klíčová myšlenka: Účelem této fáze je vytvořit Pevný základ (Solid Foundation). Pokud to teď odflákneme, projekt spadne (nebo se fatálně prodraží) v realizační fázi.
Co máme
- jmenování projektového manažera
- Project Brief složený z
- shrnutí předchozích zkušeností
- organizační struktury
- přístupu k projektu
- hrubého (Outline) business case
- plán iniciální fáze
Jak postupujeme
Nejprve připravíme strategické dokumenty. To znamená, že si musíme předem domluvit pravidla hry ještě předtím, než vůbec začneme s realizací (v našem příkladě než kopneme do země).
- Strategie řízení komunikace (Communication Management Strategy)
- Otázka: Jak často reportujeme?
- IT realita: „Nebudeme si posílat 100 e-mailů denně každý všem. Status meeting je v pondělí v 9:00, vývojáři používají Jiru, management dostává report (Highlight Report) jednou za 14 dní e-mailem.“
- Strategie řízení kvality (Quality Management Strategy):
- Otázka: Co musí produkt splňovat, abychom ho převzali?
- IT realita: „Kód musí projít automatickými testy. Aplikace se musí načíst do 2 sekund. Uživatelské testování (UAT) podepíše pan Weissenbrenner.“
- Strategie řízení rizik (Risk Management Strategy):
- Otázka: Jak budeme evidovat průšvihy?
- IT realita: „Máme Risk Log v Excelu. Každé riziko musí mít vlastníka. Pokud riziko přesáhne dopad 50 000 Kč, musí o něm vědět Steering Committee.“
- Strategie řízení konfigurací (Configuration Management Strategy):
- Otázka: Jak pohlídáme verze dokumentů a kódu?
- IT realita: „Kód je v Gitu (GitHub). Dokumentace je na Confluence. Každý dokument má verzování v1.0, v1.1. Nestane se, že programujeme podle starého zadání!“
Jádro fáze IP spočívá v plánování. Podle standardu PRINCE2 plánujeme produktově (tzv. Product-Based Planning). Jde o to, že je potřeba projekt rozpadnout na jednotlivé části (produkty či části produktů), které naplánujeme a propojíme v celek. Hovoříme o následujících úrovních plánu:
- PBS (Product Breakdown Structure) – projekt rozpadneme na produkty (nebo části), nikoliv na aktivity.
- Příklad (e-shop): E-shop se skládá z Homepage, Košíku, Seznamu produktů, Databáze, Admin panelu. (čili nikoliv design, programování, testování, ale modul Košík, modul Admin panel, atd.)
- PD (Product Descriptions) – detailní popis každého produktu
- Příklad (PD pro modul Košík): musí umět vložit položku na skladě, smazat položku, změnit počet; musí počítat DPH; musí umět předat data do modulu Objednávka. Vzhled dle grafického manuálu (…)
- PFD (Product Flow Diagram) – v jakém pořadí můžeme jednotlivé aktivity provádět?
- Příklad logiky: S modulem Košík nemohu začít, dokud nemám dokončený modul Databáze.
Jakmile mám jednotlivé úrovně popsané, mohu teprve začít s tvorbou harmonogramu (tzv. Ganttův diagram) a detailizovat rozpočet.
Jako další krok budeme zpřesňovat Business Case dokument. V minulé fázi (SU) jsme vytvářeli tzv. Outline Business Case (hrubý odhad). Nyní, když již máme detailnější plán, víme přesněji:
- kolik to bude stát (sečetli jsme náklady na všechny produkty)
- jak dlouho to bude trvat,
- jestli se to stále ještě vyplatí.
Zde se často stává, že teprve nyní (po detailním plánování) zjistíme, že projekt je dvakrát dražší. To je správně! Je mnohem lepší to zjistit již nyní a projekt zastavit či přezkoumat jeho životnost, než utratit všechny peníze a projekt buďto nedokončit nebo dokončit projekt, který nebude životaschopný.
Výsledek fáze
Všechno výše uvedené se sváže do jednoho velikého balíku, který nazýváme Project Initiation Documentation (PID).
PID je smlouva mezi Projektovým manažerem (Vámi) a řídicím výborem (firmou).
Vy jakožto projektový manažer říkáte „Tohle dodám, za tolik peněz a v tomhle čase.“ Oni říkají „Platí, tak tady máš peníze a makej.“