Každý projekt potřebuje strukturu. Metodika PRINCE2, jeden z nejpoužívanějších standardů pro řízení projektů, definuje 7 klíčových procesů, které pokrývají celý životní cyklus projektu – od prvotního nápadu až po finální předání a vyhodnocení. Tyto procesy definují, kdo je zodpovědný za co a kdy.
Fáze projektu jsou následující:
- SU – Starting Up a Project (příprava projektu)
- předprojektová fáze, jejímž cílem je ověřit, má-li vůbec smysl se projektem zabývat
- cílem je vytvořit poklady, na základě kterých Steering Committee (řídicí výbor) rozhodne, zda projekt spustit či nikoliv
- IP – Initiating a Project (zahájení projektu)
- jedná se o první fázi, kdy se projekt detailněji plánuje
- cílem je vytvořit detailní plán pro celý projekt tak, aby všichni věděli, co se bude dělat, jak, kdy a za kolik
- klíčovým výstupem je Dokument o iniciaci projektu (PID – Project Initiation Documentation)
- DP – Directing a Project (řízení projektu)
- fáze, která začíná rozhodnutím o spuštění projektu a končí společně s dokončením projektu
- cílem je podporovat projektového manažera strategickými rozhodnutími, schvalovat rizika a uvolňovat finance mimo povolený rámec, který byl svěřen projektovému manažerovi
- CS – Controlling a Stage (řízení etapy)
- fáze, která je denním chlebem projektového manažera – popisuje, jak PM řídí projekt v rámci jedné konkrétní etapy
- cílem je udržet etapu projektu tzv. „na kolejích“ – tj. sledovat postup, rozpočet, čas, kvalitu subdodávek a řešit případné problémy
- MP – Managing Product Delivery (řízení dodávky produktů či jejich částí)
- proces, který se odehrává na nižší úrovni než je CS (úroveň jednotlivých dodavatelských týmů) – popisuje především, jak tým přebírá zadání, jak realizuje a odevzdává zadanou práci
- cílem je zajistit, aby dílčí dodávky (Work Packages) byly vytvořeny ve stanovené kvalitě, čase a v rámci svěřených prostředků
- SB – Managing a Stage Boundary (řízení přechodu mezi etapami)
- fáze, která běží na konci každé etapy (kromě závěrečné etapy)
- cílem je poskytnout řídicímu výboru dostatek informací o proběhlé etapě a přípravu pro etapu následující, aby SC mohl zhodnotit úspěšnost končící etapy a rozhodnout o spuštění etapy následující
- CP – Closing a Project (ukončení projektu)
- poslední fáze, která zajišťuje, že projekt bude řádně ukončen
- cílem je formálně dokončit a předat produkty, dokumentaci, vyhodnotit projekt a uvolnit zdroje