- DP je jediný proces, který řídí projekt z pohledu Řídicího výboru (Steering Committee, SC)
- DP probíhá po celou dobu životnosti projektu
- SC neřídí projekt denně ale poskytuje projektu strategické vedení a dohled (⇒ viz princip Manageby Exception)
- SC schvaluje projekt, schvaluje Stage plans (plány etap), rozhoduje o změnách s dopadem na cíl projektu / Business Case, náklady, čas SC ukončuje projekt
Cíl fáze Directing a Project
- zajistit, že projekt je efektivně řízen (z pohledu Steering Committee)
- zajistit, že projekt stále odpovídá obchodním cílům, pokračuje dle schváleného plánu, má dostatečné zdroje
Je důležité si znovu uvědomit roli Řídicího výboru (SC):
- Steering Committee nezasahuje do každodenních aktivit, ale pouze dohlíží na klíčové milníky
- SC schvaluje projektové dokumenty, milníky, rozhoduje o zahájení a ukončení jednotlivých fází
- SC řeší eskalace (takové, které nemá oprávnění řešit PM)
Typické otázky ze strany SC na PM
- Odpovídá projekt stále obchodním cílům?
- Jsou potřeba další zdroje?
- Jsou změny v rozsahu projektu?
- Byly předchozí fáze projektu úspěšně dokončeny?
- Je Business Case stále platný?
- Jaká jsou aktuální rizika projektu? Jaká opatření byla přijata k jejich mitigaci?
- Jaké problémy se vyskytly a jak jste je řešili?
Klíčové dokumenty
V této fázi řešíme ty dokumenty, které předkládáme SC. Jsou to především:
- Business Case
- Highlight Report – pravidelná zpráva o stavu projektu (co bylo dokončeno, na čem se pracuje, aktualizace rizik)
- Exception Report – dokumentace problému, který musí řešit řídicí výbor
- Stage Plan – plán fáze předkládaný SC ke schválení
- End Stage Report – shrnutí výsledků fáze, rizika, doporučení pro další postup
Rady pro jednání s řídicím výborem
- domluvte se v rámci projektu a posílejte reporty dostatečně včas před jednáním řídicího výboru – umožníte tak členům řídicího výboru se připravit
- buďte transparentní – před řídicím výborem nic neskrývejte, nepříjemné zprávy sdělujte vždy s návrhem nebo několika návrhy na řešení
- připravte si konkrétní doporučení – při prezentaci problému (exception report) mějte vždy připravené dobře promyšlené možnosti a doporučení, která možnost je podle Vás nejvhodnější
- stručně a přehledně – čas členů řídicího výboru je dražší než Váš a jejich záběr témat je širší
- domluvte si s členy řídicího výboru pravidla komunikace předem – jak často posílat highlight report, jak často se scházet, online či na místě
- připravte si podklady pro otázky – předpokládejte, že členové výboru se budou ptát a možná i na detaily – buďte připraveni především v oblastech nákladů, času a rizik
- prezentaci pro řídicí výbor si rozdělte mezi tým – předem se domluvte, kdo bude prezentovat které části, prezentaci si předem vyzkoušejte
- soustřeďte se na business case – vždy mějte pozornost obrácenou k tomu, jak projekt přispívá k obchodním cílům společnosti
- řešte eskalace včas – ignorování eskalací je příznakem slabého projektového manažera; včasná (a připravená) eskalace je známkou dobrého řízení
- komunikujte i mimo formální jednání – na okraji jiného jednání, telefonicky, emailem
- zaznamenejte jednání řídicího výboru, rozhodnutí a další kroky – ideální je mít projektového asistenta, který zápis vyhotovuje přímo během jednání; je-li atmosféra napjatější, nebojte se požádat řídicí výbor o schválení zápisu na konci jednání
Zlatá pravidla pro projektového manažera v jednání s řídicím výborem
