Fáze Controlling a Stage (CS) představuje každodenní chleba projektového manažera. Je to proces, kde se plány mění v realitu a kde se ukáže, jak dobře je PM schopen reagovat na nečekané situace.
Cyklus řízení: „Sleduj – Vyhodnoť – Jednej“
Proces CS neprobíhá lineárně, ale v neustálé smyčce. Projektový manažer opakuje tyto kroky:
- Zadání práce: Předání Work Packages (pracovních balíků) týmům.
- Sledování (Monitoring): Příjem zpráv o postupu od týmů (Checkpoint Reports).
- Porovnání: Sedí aktuální stav s Stage Planem? Jsme v rámci tolerancí (čas, peníze, kvalita)?
- Reakce: Pokud se objeví odchylka, PM ji řeší, nebo (pokud překračuje tolerance) eskaluje na řídicí výbor.
Klíčové vstupy (Co musíme mít v ruce)
Bez těchto dokumentů nelze etapu efektivně řídit:
- PID (Project Initiation Documentation): Naše „ústava“. Obsahuje Business Case (proč to děláme) a Project Plan (celkový pohled).
- Stage Plan: Detailní jízdní řád pro aktuální etapu. PM podle něj kontroluje, zda se nezpožďujeme.
- Configuration Item Records: Seznam všech komponent (produktů), které mají v této etapě vzniknout, a jejich aktuální stav.
Výstupy a reporting: Komunikace výsledků
Výstupy z této fáze slouží k tomu, aby všichni věděli, v jakém stavu projekt je.
- Highlight Report: Nejdůležitější report pro řídicí výbor. Musí být stručný a jasný (viz pravidlo „Respekt k času“). Obsahuje stav „semaforu“, klíčová rizika a plán na další období.
- Aktualizované registry: Projekt je živý organismus. Registry rizik, problémů a změn musí PM denně revidovat.
- Completed Products: Seznam hotových věcí, které prošly kontrolou kvality.
Role PM: Tři tváře manažera
V této fázi musí PM střídat různé klobouky podle toho, co situace vyžaduje:
- koordinátor – rozděluje úkoly (Work Packages) a hlídá termíny (např. „Tým programátorů musí začít ihned, až tým analytiků dokončí analýzu“)
- mediátor – vyjednává mezi techniky a businessem; řeší konflikty (např. „Chápu, že jako vývojáři chcete více času, ale zákazník chce vidět demo v pátek, tak připravte alespoň úvodní stránku a několik funkcionalit, nemusí fungovat všechno.“
- analytik – zkoumá data a registry; předvídá problémy (např. „Pokud se naplní riziko, že budeme muset vyměnit externí vývojáře, zpozdíme projekt o měsíc. Musím navrhnout řešení dřív, než se to stane.“)
Práce s tolerancemi
Jako PM nemáte absolutní moc. V rámci každé etapy máte nastavené tolerance (například rozpočet můžeme překročit o 5 %).
Tolerance by měly být stanoveny na začátku projektu a měly by být SMART:
- Specific (specifické)
- Measurable (měřitelné)
- Achievable (dosažitelné)
- Relevant (relevantní)
- Time-Bound (časově ohraničené)
V případě překročení tolerance je PM povinen okamžitě informovat řídicí výbor (vytvoří tzv. Exception Report), který rozhodne o dalším postupu.