Plánování organizačních činností

Time Management

Time Manage­ment  je sou­hrn růz­ných postu­pů, dopo­ru­če­ní a nástro­jů pro plá­no­vá­ní času. Cílem Time Manage­men­tu je obvykle zefek­tiv­ně­ní vyu­ží­vá­ní času.

Time Manage­ment (říze­ní času) není jen o dia­gra­mech a kalen­dá­řích, ale pře­de­vším o sebe­ří­ze­ní (Self-Manage­ment). Je to sou­hrn postu­pů, návy­ků a nástro­jů, kte­ré nám pomá­ha­jí efek­tiv­ně vyu­ží­vat náš nej­vzác­něj­ší zdroj – čas.

Kdy potřebujeme Time Management?

• kdy­ko­liv cítí­me, že neví­me, kam smě­řu­je­me (pří­liš mno­ho času pro­kras­ti­nu­je­me)
• při plá­no­vá­ní vět­ší­ho blo­ku prá­ce
  • abychom zákaz­ní­ko­vi moh­li říci, kolik času na danou čin­nost potře­bu­je­me
  • abychom moh­li sla­dit něko­lik růz­ných pra­cí (zaká­zek) najed­nou
  • abychom moh­li slí­be­ný čas dodr­žet
• v pro­jek­to­vé prá­ci

Prostředí podporující efektivitu

Fyzic­ky – ukli­ze­né pra­cov­ní­ho pro­stře­dí, odstra­ně­ní před­mě­tů, kte­ré odpou­tá­va­jí pozor­nost (dnes nej­ví­ce mobil­ní tele­fon – ide­ál­ně umís­tit do jiné míst­nos­ti)

Dušev­ně – sta­no­vit si cíle pro daný týden, den; oddě­lit pra­cov­ní a osob­ní čas, zvláš­tě v pří­pa­dě prá­ce z domo­va se ale­spoň dušev­ně „oddě­lit“ od domá­cí­ho pro­stře­dí

Orga­ni­zač­ně – dát si prá­ci s roz­plá­no­vá­ním prá­ce nej­lé­pe na hodi­ny (!), pou­ží­vat něja­ké pod­půr­né nástro­je, nesli­bo­vat nemož­né

Stop pro­kras­ti­na­ci – vědo­mě si zaka­zo­vat pře­ska­ko­vat důle­ži­té úko­ly a sou­stře­dit se na snad­né

Priority a cíle

Pri­o­ri­ty bychom si měli nasta­vo­vat a revi­do­vat na pra­vi­del­né bázi kdy­ko­liv vytvá­ří­me (či revi­du­je­me) seznam úko­lů (ide­ál­ně den­ně).

Cíle bychom si měli nasta­vit jed­nou a revi­do­vat je vždy, když dojde k závaž­né změ­ně (ide­ál­ně jed­nou nebo dva­krát roč­ně)

• 3–6 bodů
• při­mě­ře­nost
• koneč­ný ter­mín (kdy chce­me cíle dosáh­nout)
• kate­go­rie cíle (dopo­ru­ču­je se A, B, C)

Kate­go­rie mohou být napří­klad násle­du­jí­cí:

• A = nalé­ha­vé a kri­tic­ké (nut­né vyří­dit co mož­ná nejdří­ve) – napří­klad hoří­cí ter­mín, havá­rie
• B = důle­ži­té, ale niko­liv nalé­ha­vé (stra­te­gic­ké body) – učeb­ní, plá­no­vá­ní, pre­ven­ce
• C = nalé­ha­vé, ale niko­liv důle­ži­té (body, kte­ré vyru­šu­jí) – poža­dav­ky jiných lidí, tele­fo­ny, zprá­vy
• Ž = nena­lé­ha­vé a nedů­le­ži­té (zlo­dě­ji času) – čin­nos­ti, kte­ré nám nic nepři­ná­še­ní (napří­klad pro­jíž­dě­ní soci­ál­ních sítí)